LEY
ESTATUTARIA 1581 DE 2012
(Octubre 17)
Por la cual se
dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
TÍTULO VI
DEBERES DE LOS
RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Artículo 17. Deberes de los Responsables del
Tratamiento. Los Responsables
del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las
demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su
actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el
pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones
previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por
el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la
finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la
autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones
de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se
suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de
forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de
los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea
incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento,
según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de
conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento,
el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados
en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y
procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en
especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando
determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una
vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite
respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso
dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos
cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en
la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que
imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Artículo 18. Deberes de los Encargados del
Tratamiento. Los Encargados
del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las
demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su
actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el
pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones
de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización,
rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los
Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a
partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos
formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y
procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y,
en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los
Titulares;
g) Registrar en la base de datos las leyenda
"reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda
"información en discusión judicial" una vez notificado por parte de
la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad
del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté
siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la
Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente
a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y
Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan
riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que
imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo. En el evento en que concurran las
calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la
misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para
cada uno.